תוכנה לגיוס עובדים יעילה ואפקטיבית דורשת מספר תכונות חשובות:
קליטת מועמדים ללא התערבות אנושית, שליפה אוטומטית של פרטי המועמדים, איתור כפילויות (זיהוי עותקים זהים ועותקים שונים של קורות חיים של אותו המועמד), חיפוש מהיר, אפקטיבי ואינטואיטיבי. שיוך אוטומטי של המועמדים למשרות הרלוונטיות, דירוג המועמדים לפי רמת ההתאמה שלהם, ניהול מלא של תהליך המיון והגיוס ולבסוף ניתוח המידע והפקת תובנות לצורך מעקב ושיפור התהליך בעתיד.

קליטה רציפה של מועמדים חדשים ללא התערבות אנושית

מועמדים הופכים לבלתי רלוונטיים לפעמים תוך דקות מרגע שקורות החיים שלהם הופצו. בכדי להגדיל את הסיכוי להגיע למועמד ראשון התוכנה חייבת לקלוט קורות חיים באופן רציף- ONLINE, בכל שעות היממה וללא כל צורך בהתערבות המשתמש. 

שליפה אוטומטית של פרטי המועמדים

שליפה אוטומטית של מידע מתוך קורות החיים כולל את פרטי ההתקשרות עם המועמד (טלפון, דוא”ל נייד…), ההשכלה (תוארים, מוסדות לימוד) ושנות נסיון מקצועי. שליפת פרטים אילו באופן ידני מתוך קורות החיים דורש מספר דקות עבודה לכל הפחות, ומדובר בעבודה  פקידותית מעייפת ולפיכך חשופה לשגיאות.

איתור כפילויות של קורות חיים

כ 30% מקורות החיים שמגיעים לארגון הם עותקים של קורות חיים שקיימים במערכת, הכפילויות הן משלושה סוגים עיקריים:
1. עותקים זהים שנשלחו מספר פעמים (מועמדים אוהבים לוודא שקו”ח אכן מגיעים…).
2. עותקים שונים שהותאמו למשרה (מעומדים מתאימים את קורות חייהם למשרה).
3. עותקים מועדכנים עם הזמן (סיים לימודי תואר, עבר קורסים או מקום עבודה).
תוכנת הגיוס נדרשת לאחד את הגרסאות השונות תחת אותו מספר מעומד, ולשמור את הגרסאות השונות, בעיקר כאשר בטווח זמן קצר המועמד מתאים באופן לגיטימי את קורות החיים למשרות.

איתור מועמדים אפקטיבי ומהיר

תוכנה לגיוס עובדים טובה תאפשר לאתר מועמדים מתאימים מהר – בעזרת טכנולוגית חיפוש מתקדמת. עם יכולת בינה מלאכותית, התוכנה תדרג אותם לפי רמת ההתאמה בכל אחת מהמישרות להן המועמד מתאים. באו נראה דוגמא לשתי יכולות מרכזיות:
* חיפוש בתפקיד אחרון – כשאתם מחפשים בודק תוכנה לא תרצו שיעלו מועמדים שהיו בודקי תוכנה בתפקיד קודם והתקדמו לתפקידים כמו מתכנתים וראשי צוותים.
* מורפולוגי – רוצים לחפש חשב (תפקיד בתחום הפיננסי) ? רשמתם חשב ופספסתם את כל החשבות, אן שקבלתם מחשבים ? הפתרון הוא חיפוש מורפולגי היודע לטפל בהטיות השונות – תוכנת גיוס העובדים שלכם חייבת להכיל חיפוש מורפולוגי כדי למצוא את המועמדים אחרת כ 50% מהמומעדים המתאימים בכלל לא יאותרו.
* סמנטי – בחיפוש מתכנת המועמד יכול לרשום “מפתחת תוכנה”, “פיתחתי מערכת CRM”, “עסקתי בכתיבת קוד של מודולים מרכזיים” ועוד המון אפשרויות, מצד שני המלה מפתח יכולה להופיע במשפט כמו “עבדתי כבודק תוכנה בחברה המפתחת תוכנה מתקדמת” במקרה זה לא נרצה בכלל שקורות החיים יעלו לנו. חיפוש סמנטי מאתר את הכוונה מאחורי הטקסט, היינו המועמד לא צריך לרשום מתכנת כדי שהמערכת תבין שהוא מתכנת.

שיוך המועמדים אוטומאטי מהיר למשרות

תוכנת גיוס נדרשת לאתר מועמדים המתאימים לקריטריונים של המשרות השונות ולשייך אותם אוטומטית ללא כל התערבות ולעשות את זה מהר (רצוי תוך כמה שניות מקבלת קורות החיים) להמתין שעה לשיוך אוטומטי של מועמד למשרה לא יעזור לכם לגייס אותו. כמובן שמרגע שמועמד שלח קורות חיים ונמצא מתאים לקרטריונים שהועלו במשרה – הוא ינותב אוטומטית, אפילו אם לא שלח את קורות החיים למשרה הספציפית.

תמונה מלאה ומהירה של סטטוס המשרה ו/או כל המשרות

כשאתם מטפלים במשרה אתם מעוניינים לדעת באופן מיידי ומהיר מה קורה במשרה: כמה מועמדי נשלחו ומי הם, כמה צריך לראיין, כמה נפסלו ומאילו סיבות, בכמה מועמדים צריך לטפל, כמה ראיונות פרונטלים בוצעו וכל זאת בלי להתחיל לרוץ בין מסכים שונים ולאסוף מידע.

ולגבי כלל המשרות – כמה משרות בכלל יש לכם, האם אתם יכולים לראות סטטוס מהיר לעל משרה – כמה מועמדים חדשים הגיעו ועדיין לא טופלו, כמה נמצאים בתהליך, כמה נשלחו ?

ומה לגבי לוח בקרה מהיר שיציג לכם כמה אנשים ראיינתם וכמה עדיין נשאר לראיין, כמה שלחתם מי מגיע היום לראיון פרונטאלי, כמה מועמדים חמים ממתינים לטיפול ?

ומה בכלל קורה כרגע עם כל המועמדים ששלחתי ?

האם הדוחות שלכם יודעים לענות על השאלות הפשוטות הבאות ?

מה קורה עם כל המועמדים ששלחתי ?
מה קורה כרגע עם כל המועמדים שראיינתי ?
מהיא התפלגות סיבות הפסילה במשרה מסויימת ?
איזה מקור קורות חיים מפוצץ אותנו בקורות חיים לא מתאימים ?
מאיזה מקור מגיעים המועמדים שאנחנו מקדמים במשרות ?
כמה מועמדים הגיעו, כמה טופלו בכל שלב וכמה נפסלו בכל שלב ?